Med den här texten vill vi ge en beskrivning av upplevelsen för en utställare på 2021 års digitala upplaga av ett större Event anordnat av Arrangören. Detta är förstås ren fiktion, och vi får med fantasins hjälp förflytta oss och få en bild av hur det kan vara att ställa ut på eventet. Huvudpersonen, ”jaget” i berättelsen, är en erfaren utställare men som nu ställs inför ett nytt konferens- och utställningsformat med nya utmaningar.
Minst lika bra – men på annat sätt
När vi fick frågan om att ställa ut på Eventet med ett rent digital deltagande ställde vi oss först frågande – hur skulle detta gå till? Kommer vi verkligen att träffa deltagare, vilket ju är den största anledningen till att ställa ut på en fysisk aktivitet? Men Arrangörens presentation övertygade oss strax om att det här kunde bli minst lika bra, fast på ett annat sätt.
Enkelt att ladda upp material
Så vi började planera vad vi skulle presentera i vår digitala monter. Besökaren kan ju tänkas vara flyktig, precis som på en fysisk mässa, så valet av budskap och ”inropare” är förstås alltid viktigt. Det var ganska enkelt att ladda upp materialet till den digitala montern när vi väl hade kommit fram till budskap, valt vilka tjänster vi skulle fokusera på, vilken framtoning vi ville ha i texter och bilder. Vi gick igenom den korta utbildning som Arrangören tillhandahöll och erbjöds dessutom hjälp om vi skulle behöva. Men det behövdes aldrig.
Det var en smula ovant att producera den videopresentation som skulle spelas upp i montern. Fast det tvingade oss å andra sidan att vässa vår muntliga presentation. Vi behövde bli än duktigare på att på kort tid få sagt det väsentliga – att vara intressanta! Så det medförde att vi blev bättre på att presentera fördelarna med vårt erbjudande. Till hjälp tog vi en studio och en duktig frilansfilmare vi fick kontakt med så att videomaterialet skulle hålla samma höga nivå som vårt erbjudande till marknaden. Spännande och roligt att spela in film! Videon tänker vi för övrigt använda framöver på sociala medier, på vår vanliga hemsida och i samband med presentationer.
Chatt och videosamtal
Sedan fick vi fundera på bemanning i montern. Vilka skulle jobba i den digitala montern? Blir det likadana samtal som när man ses fysiskt? Behöver man vara mera kortfattad när man chattar? Kan vi vara flera som byter av varandra i chatten så att man alltid kan hålla energin uppe? Vi hade en del frågor att överväga inför ett medium som var nytt för oss.
Så här i efterhand är jag glad att vi också valde att köpa extratjänsten videosamtal av Arrangören. Samtalen med besökare blir ju väldigt mycket bättre när man ser sin samtalspartner i bild. Alla monterbesökare ville förstås inte slå på sin kamera, en del vill vara mera inkognito, men vi upplevde en stor skillnad för de som verkligen gjorde det.
Inga resor och snabbare svar till kunder
En stor fördel insåg vi direkt. Nämligen att ingen behövde resa till Arrangören, bo på hotell och gå ut och äta middag på kvällen. Allt kunde hanteras från kontoret, med alla resurser i närheten i de fall monterbesökaren hade speciella frågor som krävde stöd från kollegor eller expertis eller när det var många besökare i montern. Rena besparingen alltså, och snabbare svar till de som ställde kluriga frågor!
Högre kvalitet på monter-besökare
Efter Eventet kunde vi säga att vi upplevde en viktig positiv skillnad jämfört med tidigare år. Formatet med besökare som söker upp och inleder en dialog gjorde att besöken och samtalen var mer konkreta, och ”närmre en affär” om man kan säga så. Det var färre av de kringstrosande monterbesökare som man ibland ser på en vanlig mässa.
De som besökte oss digitalt hade ett rakare och tydligare behov som de ville tala med oss om. Så kanske något färre besök, men av klart högre kvalitet. Och det gillar vi! Vi bokar gärna monter även nästa år. Digitalt eller fysiskt? Det får vi se. Kanske blir det en kombination?
Vid tangentbordet,
En nöjd utställare
